○徳島大学法人文書ファイル保存要領
平成23年3月25日
理事(総務?財務担当)制定
(目的)
第1条 この要領は、徳島大学法人文書管理規則(平成22年度規則第74号)第14条の規定に基づき、徳島大学(国立大学法人徳島大学及びその設置する大学をいう。以下「本学」という。)における法人文書ファイル等(法人文書ファイル及び単独で管理している法人文書をいう。以下同じ。)の適切な保存に資することを目的とする。
(紙文書の保存場所?方法)
第2条 紙文書の保存場所?方法については、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 事務室における保存
イ 事務室においては、まとめ終えていない法人文書ファイル等とまとめ終えた法人文書ファイル等とを区分して保存するとともに、まとめ終えていない法人文書ファイル等とまとめ終えた法人文書ファイル等のうち継続的に利用するものを役員及び職員(以下「職員等」という。)にとってより使いやすい場所とするよう配意する。
ロ 個人的な執務の参考資料の収納場所は、職員等各自の机の周辺のみとする。
(2) 書庫における保存
イ 保存期間が1年経過した法人文書ファイル等については、継続的に利用する法人文書ファイル等を除き、法人文書を適切に保存できる書庫で保存する。
ロ 個人的な執務の参考資料は書庫に置いてはならない。
(3) 機密性の高い法人文書ファイル等は、前2号の規定にかかわらず、施錠のできる書庫?保管庫に保存し、不正な持ち出しや盗難を防ぐ措置を講ずるものとする。
(4) ファイリング用具及び所在管理
イ ファイリング用具の見出しや背表紙の表示については、別記様式第1号のとおりとする。
ロ 書棚は、法人文書ファイル等の所在を明らかにするため、所在管理を行う。
(電子文書の保存場所?方法)
第3条 電子文書の保存場所?方法は、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 電子文書(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作成された法人文書をいう。以下同じ。)の正本?原本は、文書の改ざんや漏えい等の防止等の観点から、文書管理システム等で保存する。
(2) 保存期間満了時の措置を移管としたもの、長期に保存するものについては、技術的に変換が困難な場合を除いて、「標準的フォーマット」で保存するとともに、見読性を維持する。
(3) 文書管理システム等以外で保存する電子文書がある場合には、適切なアクセス制限を行う。
(4) 必要に応じ、パスワードの設定、暗号化又は電子署名の付与を行うとともに、バックアップを保存する。
(5) 共有フォルダに保存するときは、法人文書ファイル管理簿上の分類に従った階層構造にする等、法人文書ファイル等として管理しやすいよう整理する。
(6) 電子メールのうち意思決定過程並びに事務及び事業の実績の合理的な跡付け及び検証に必要となる法人文書に該当するものについては、原則として作成者又は第一取得者が速やかに関連文書とともに法人文書ファイルにまとめるなどして、共有フォルダ等に移し、保存するものとする。
(引継手続)
第4条 文書管理者の異動の場合の法人文書ファイル等の引継手続については、次の各号に掲げるとおりとする。文書管理担当者の異動についても同様とする。
(1) 前任の文書管理者は、少なくとも次に掲げる文書を後任の文書管理者に引き継ぐものとする。
イ 法人文書ファイル管理簿
ロ 保存期間表
ハ 文書管理状況の点検?監査結果
(2) 後任の文書管理者は、前任の文書管理者の立会いの下、管理している法人文書ファイル等の保存場所等を法人文書ファイル管理簿と照合した上で確認する。
2 組織の新設?改正?廃止の場合の法人文書ファイル等の引継手続については、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 引継元の組織における措置
イ 引継ぎを行う業務に関わる次に掲げるものについて引継先を整理する。
(イ) 法人文書ファイル等
(ロ) 法人文書ファイル管理簿
(ハ) 引継ぎを行う業務に関わる移管?廃棄簿の写し
(ニ) 保存期間表
(ホ) 直近の文書管理状況の点検?監査結果
ロ 引継元の文書管理者は、引継先の文書管理者の立会いの下、引継ぎを行う法人文書ファイル等と法人文書ファイル管理簿の突合を実施する。
ニ 法人文書ファイル管理簿上で、引継ぎをする法人文書ファイル等の書誌情報(管理者、保存場所等)の更新を実施する。
(2) 引継先の組織における措置
ロ 引継先の文書管理者は、別記様式第2号により、引継ぎを受けた法人文書ファイル等について副総括文書管理者に報告する。
(3) 組織の改廃等により文書管理者が存在しなくなる法人文書ファイル等については、副総括文書管理者は、引き継ぐ法人文書ファイルの内容に最も密接な関係を有する文書管理者を、当該法人文書ファイル等の新たな文書管理者として指名し、その旨を当該文書管理者及び引継元の文書管理者に通知する。
(1) 文書管理者は、集中管理の対象となる法人文書ファイル等を副総括文書管理者に引き継ぐ。
(2) 文書管理者は、引継ぎを行う法人文書ファイル等の法人文書ファイル管理簿上の書誌情報(管理者、保存場所等)を引継先の情報に更新の上、引継ぎを行う紙媒体の法人文書ファイル等は背表紙を変更する。また、文書管理者は、引継ぎを行う法人文書ファイル等を抜き出した法人文書ファイル管理簿の写しを、副総括文書管理者に引き渡す。
(3) 副総括文書管理者は、引継ぎを受けた法人文書ファイル等について、引継ぎを受けた法人文書ファイル管理簿の写しを基に、引継年月日(書庫に移動させた日)及び引継元の文書管理者を記した目録を作成する。
(集中管理の推進に関する方針)
第5条 保存期間満了時の措置を移管とした法人文書ファイル等で、10年を超えて保存するものについては、保存期間が10年を経過したとき、副総括文書管理者に引き継ぐものとする。ただし、機密性等の観点から、文書管理者が集中管理に適当ではないと判断したものについては、この限りでない。
(その他適切な保存を確保するための措置)
第6条 ファイリング用具の見出しや背表紙等の表示内容について、法人文書ファイル管理簿の記載内容と齟齬が生じないよう、少なくとも毎年度1回、文書管理者が確認する。
附則
この要領は、平成23年4月1日から実施する。
附則(平成26年3月27日改正)
この要領は、平成26年4月1日から実施する。
附則(平成31年3月28日改正)
この要領は、平成31年4月1日から実施する。
附則(疯狂体育,疯狂体育app下载4年3月31日改正)
この要領は、疯狂体育,疯狂体育app下载4年4月1日から実施する。
附則(疯狂体育,疯狂体育app下载6年3月29日改正)
この要領は、疯狂体育,疯狂体育app下载6年4月1日から実施する。